Zwanzig Minuten, zweimal die Woche

„Das mache ich schnell selbst, das dauert ja nur zehn Minuten."

Diesen Satz höre ich in fast jedem Gespräch. Er ist meistens richtig. Die Aufgabe dauert wirklich nur zehn Minuten. Genau deshalb ist sie so teuer.

Die Rechnung, die niemand aufmacht

Nimm eine Aufgabe, die dich zwanzig Minuten kostet und zweimal in der Woche anfällt. Rechnungen prüfen und ablegen zum Beispiel.

Zwanzig Minuten, zweimal die Woche, sind vierzig Minuten. Bei 46 Arbeitswochen im Jahr, also abzüglich Urlaub und Feiertagen, sind das 1.840 Minuten. Rund 31 Stunden. Knapp vier Arbeitstage, für eine Aufgabe, die sich anfühlt wie nichts.

Jetzt kommt der Teil, der wehtut: Es bleibt ja nicht bei einer.

• Angebote nachfassen, 10 Minuten, achtmal die Woche: 61 Stunden im Jahr
• Rechnungen prüfen und ablegen, 20 Minuten, zweimal die Woche: 31 Stunden
• Wochenbericht zusammenstellen, 45 Minuten, einmal die Woche: 35 Stunden

Zusammen 127 Stunden. Das sind gut drei volle Arbeitswochen, jedes Jahr, für drei Aufgaben, von denen jede einzelne zu klein wirkt, um sich damit aufzuhalten.

Rechne das in Geld um, und es wird unangenehm konkret. Mit 60 Euro internen Kosten pro Stunde, eher konservativ gerechnet, sind das 7.620 Euro im Jahr. Für Arbeit, die auf keiner Rechnung steht und in keiner Auswertung auftaucht.

Warum das niemand merkt

Diese Arbeit hat drei Eigenschaften, die sie unsichtbar machen.

Sie kommt nie am Stück. Niemand blockt sich drei Wochen im Kalender für „Rechnungen ablegen". Sie sickert in die Lücken zwischen den richtigen Terminen, zehn Minuten hier, zwanzig dort. Was nie als Block erscheint, wird auch nie als Block wahrgenommen.

Sie steht auf keiner Liste. Projekte haben Namen, Budgets und Verantwortliche. Das Nachfassen, das Ablegen, das Zusammensuchen hat nichts davon. Es ist einfach da.

Sie fühlt sich nach Arbeit an. Das ist der fieseste Punkt. Wer zwanzig Minuten Rechnungen sortiert, hat danach das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Das Gefühl stimmt sogar. Es sagt nur nichts darüber, ob es die richtige Arbeit war.

Deshalb landen in Betrieben zuerst die großen, sichtbaren Dinge auf dem Tisch, wenn es um Verbesserung geht. Die Software wird gewechselt, der Prozess wird umgebaut. Und die drei Wochen im Jahr laufen unverändert weiter.

Häufigkeit schlägt Dauer

Wenn du an einer Stelle anfangen willst, dann hier: Schau zuerst auf die Häufigkeit, nicht auf die Dauer.

Die Aufgabe, die einmal im Quartal zwei Stunden frisst, kostet dich acht Stunden im Jahr. Die Aufgabe, die täglich fünf Minuten frisst, kostet dich neunzehn. Gefühlt ist die erste die größere. Gerechnet ist es die zweite, und zwar um mehr als das Doppelte.

Das ist auch der Grund, warum sich die Suche lohnt. Der größte Posten ist fast nie der, den du im Kopf hast.

Was du dafür nicht brauchst

Du musst keine Woche lang eine Stoppuhr mitlaufen lassen. Das hält niemand durch, und die Zahlen werden dadurch auch nicht besser, weil sich jeder beobachtete Ablauf verändert.

Es reicht völlig, wenn du dich einmal hinsetzt und aufschreibst:

1. Welche Tätigkeit kommt regelmäßig wieder?
2. Wie lange dauert sie ungefähr?
3. Wie oft kommt sie vor?

Schätzen ist gut genug. Bei einer Aufgabe, die 46 Mal im Jahr anfällt, ändert eine Fehlschätzung von fünf Minuten das Ergebnis um vier Stunden. Das ist Rauschen. Die Größenordnung stimmt trotzdem, und um die geht es.

Drei Tätigkeiten reichen für ein erstes Bild. Ab fünf wird es aussagekräftig.

Und dann?

Hier muss ich ehrlich sein: Sehen spart noch keine Minute. Die Rechnung aufzumachen ist der billige Teil. Sie sagt dir nur, wo sich das Nachdenken lohnt, und bewahrt dich davor, drei Monate in etwas zu stecken, das im Jahr sechs Stunden kostet.

Und nicht jeder teure Posten gehört automatisiert. Manche Aufgaben sind teuer, weil der Ablauf drumherum unklar ist. Da hilft keine Technik, da hilft aufräumen. Andere sind teuer, weil jedes Mal jemand eine Entscheidung treffen muss, die man nicht in eine Regel gießen kann. Die bleiben in Menschenhand, und das ist richtig so.

Was übrig bleibt, ist meistens weniger, als der Werbeprospekt verspricht, aber mehr als null. Und es ist ziemlich sicher nicht das, womit du angefangen hättest.

Deshalb zuerst die Position bestimmen. Dann den Kurs.